Emailová etiketa – jak psát e‑maily, které fungují
Každý den posíláme stovky zpráv a málokdy přemýšlíme, jaký dopad má náš styl. Správná emailová etiketa vám může ušetřit čas, vyhnout se nedorozuměním a udělat dobrý dojem už od první věty.
Základní pravidla pro každodenní e‑mail
Předmět: Musí být stručný a výstižný. Pokud je to interní zpráva, stačí klíčové slovo, např. „Zpráva k meetingu 12.10“. Pro externí klienty přidejte konkrétnost – „Nabídka SEO audit – termín do 15.9“.
Oslovení: Používejte jméno, pokud ho znáte. „Dobrý den, Petře,“ působí přátelsky a profesionálně. Vyhněte se obecné „Vážení“, pokud nejde o formální dopis.
Struktura: Začněte krátkým shrnutím, co je v mailu. Pak postupujte od nejdůležitějšího k méně podstatnému. Využijte odstavce a odrážky, aby text byl přehledný.
Tón: Buďte zdvořilí, ale ne příliš formální. Pokud jste v týmu, můžete použít i lehce uvolněnější styl, ale vždy zachovejte respekt.
Uzavření: Krátké „Díky“ nebo „S pozdravem“ je dostačující. Přidejte podpis s telefonem a odkazem na web, aby příjemce měl všechny informace na dosah.
Speciální situace – co dělat a čemu se vyhnout
Odpověď na horký e‑mail: Pokud je zpráva urgentní, odpovězte co nejrychleji, i když jen krátce „Dostalo se, pracuji na tom.“ Ukážete tak, že jste aktivní.
Negativní zprávy: Buďte konkrétní, ale ne útoční. Například místo „Váš návrh je špatný“ napište „Návrh neodpovídá našim požadavkům – zde jsou konkrétní body k úpravě.“
Přeposílání: Před přeposláním vždy přidejte krátkou poznámku, proč to posíláte dál. Vyhněte se posílání dlouhých vláken bez kontextu.
Přílohy: Zmiňte, co posíláte, a ujistěte se, že soubor není příliš velký. Pokud je velikost limit, nabídněte alternativu – odkaz na cloudové úložiště.
Emotikony a zkratky: V pracovním kontextu je radši omezte. Přestože „👍“ může zkrátit komunikaci, ne všichni jej vnímají jako profesionální.
Pamatujte, že hlavním cílem emailové etikety je jasnost a respekt. Když budete dodržovat tato jednoduchá pravidla, vaše zprávy budou čteny rychle a s úsměvem.
Chcete-li ještě vylepšit své e‑mailové dovednosti, zkuste si připravit šablony pro často se opakující situace. Ušetříte čas a vždy budete mít správný tón na dosah.
